Lo STRUMENTO SUBTOTALE

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Il bello di utilizzare Excel quando abbiamo a che fare con un database, è che possiamo filtrare o ordinare i dati, in modo estremamente facile e veloce, sicuramente abbiamo anche la necessità di calcolare dei totali parziali, magari per una determinata categoria di prodotto, o di volerne vedere il valore medio. Per fare tutto questo ci vengono in aiuto tutte le varie funzioni, come SOMMA, MEDIA, CONTA.VALORI e via dicendo, ma sarebbe particolarmente utile avere uno strumento il quale ci permetta di inserire delle righe aggiuntive, che in base alle necessità, evidenzi tali valori.

Per fare tutto ciò useremo lo STRUMENTO SUBTOTALE, vediamo quindi dove si trova, come usarlo e perché è così comodo.

La prima cosa da fare è selezionare un qualsiasi valore presente nel nostro database.

E quindi scegliere la scheda Dati e cliccare su Subtotale.

In questa nuova finestra, possiamo decidere come settare i vari parametri, troviamo infatti l’elenco delle varie funzioni che possiamo applicare, partiremo usando la funzione Somma, che ci permetterà di trovare il fatturato complessivo per venditore. Vi faccio notare che le funzioni applicabili sono le stesse che ritroviamo nella funzione SUBTOTALE.

Ovviamente abbiamo anche l’elenco dei campi dove applicare queste funzioni, nel nostro caso la spunta sarà già presente nel campo fatturato perché è l’unico che risulta essere numerico.

Il significato delle spunte nelle caselle sottostanti lo vedremo a breve, perché prima vi faccio notare una cosa, nel primo elenco a discesa, c’è scritto che il subtotale verrà aggiunto ad ogni cambiamento del campo VENDITORE, di conseguenza se utilizzassimo questo strumento senza ordinare i valori per venditore non otterremmo un risultato che possa essere utile.

Per cui, clicchiamo su Annulla, e sempre dalla scheda dati andiamo su Ordina, scegliamo Ordina per Venditore e diamo OK

Ora che il nostro database è ordinato, selezioniamo nuovamente lo STRUMENTO SUBTOTALE.

La spunta su Sostituisci i subtotali correnti, possiamo anche lasciarla perché attualmente non abbiamo ancora generato dei subtotali, quindi nessun valore verrà sostituito.

La spunta su Interruzione di pagina tra gruppi, ci servirà solo nel caso in cui volessimo stampare i vari subtotali ognuno in pagine differenti.

Infine la spunta su Riepilogo sotto i dati, farà in modo che il totale complessivo sia messo nella parte più bassa della tabella.

Diamo OK,

e come potete vedere Excel ha inserito delle nuove righe denominate col nome del venditore seguite da Totale, che riportano appunto il totale del fatturato per singolo venditore.

Vi faccio notare che se ci portiamo nella cella D3, Excel riporta proprio la Funzione SUBTOTALE.

Inoltre sulla sinistra del foglio si sono aggiunti i vari livelli.

Ma andiamo a riprendere lo STRUMENTO SUBTOTALE, se oltre a voler visualizzare i totali per venditore volessimo vedere il valore medio del fatturato, ci basterà selezionare la funzione Media ed in questo caso togliere la spunta a Sostituisci i subtotali correnti, altrimenti lasciandola perderemmo la visualizzazione dei totali fatti in precedenza.

Diamo OK e a questo punto si aggiungerà una nuova riga, ed un nuovo livello, riportante i valori medi.

Il bello di questo strumento, è l’estrema facilità e rapidità con cui possiamo aggiungere o modificare i vari subtotali in base alle necessità di visualizzazione.

Se volessimo avere solo il numero complessivo degli ordini per Venditore, eliminando i totali e le medie, ci basterà riaprire lo STRUMENTO SUBTOTALE, usare la funzione conteggio e mettere la spunta su Sostituisci i subtotali correnti.

Diamo OK, ed ecco rigenerata la tabella sulla base delle nostre scelte.

Infine per ritornare alla tabella di partenza, ci basterà nuovamente riaprire lo STRUMENTO SUBTOTALE e cliccare su Rimuovi tutti.

E la tabella ritornerà come in origine.

Nel video qui sotto trovate tutti i passaggi appena illustrati, buona visione.

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