Come Importare i dati da un PDF – Excel Espresso

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Quante volte vi è capitato di dover o voler copiare dei dati contenuti in una tabella di un documento in PDF oppure da un sito internet, ed una volta che i dati vengono incollati sul foglio di Excel l’ordinamento viene stravolto?

Copiamo i dati da questo PDF e vediamo cosa succede:

Clicca qui per scaricare il file in PDF

CTRL C + CTRL V

Il risultato è che tutte le informazioni vengono copiate in un’unica cella, ed in questo modo risultano inutilizzabili. Il primo passaggio da fare è quello di suddividere le varie informazioni, qui ci viene in aiuto una funzione di Excel che si chiama: Testo in colonne, questo ci permette appunto di suddividere il contenuto di una cella di testo in colonne distinte.

Rechiamoci in Dati e selezioniamo Testo in colonne

A questo punto ci verrà chiesto come suddividere i vari dati, scegliamo Delimitato,  quindi Avanti

Nello step successivo indichiamo come delimitatore lo Spazio, di nuovo Avanti

Nell’ultimo step non tocchiamo nulla, quindi clicchiamo su Fine

Il risultato sarà quello di aver suddiviso nelle varie celle tutte le informazioni.

Ora per comodità copiamo tutti questi dati in un nuovo foglio usando il metodo della Trasposizione, per chi non sapesse di cosa stiamo parlando consiglio di vedere il post e il video in cui ho trattato questo tema.

Ora i dati sono stati inseriti in colonna e a livello visivo sicuramente è tutto un po’ più chiaro. Sebbene abbiamo fatto un passo in avanti, anche in questo modo che i dati sono sicuramente organizzati con un criterio logico, sono poco fruibili.

Il trucco per riorganizzarli arriva adesso:

nella cella C2 scriviamo, senza formule, letteralmente dove si trova il primo dato indicando la colonna e la riga.

La posizione 1 si trova nella cella A1, scriviamo: “C” per colonna, “R” per riga e di seguito il riferimento A1

Ripetiamo l’operazione per la Regione, che si trova nella cella A2, quindi scriviamo: “C” per colonna, “R” per riga e di seguito il riferimento A2. Trasciniamo per tutte le colonne che hanno un’intestazione.

Ripetiamo nuovamente l’operazione per la posizione che si trova nella cella A8, come prima “C” per colonna, “R” per riga e di seguito il riferimento A8 e trasciniamo nuovamente. Quello che abbiamo fatto servirà per far capire ad Excel la sequenza corretta con cui riempire tutta la tabella.

Selezioniamo dalla cella C2 alla cella I3 e trasciniamo verso il basso.

Vi faccio notare come la posizione 1 corrisponda alla cella A1, la posizione 2 alla cella A8, la posizione 3 alla cella A15 e via così dicendo… ciò significa che abbiamo tutti i riferimenti corretti, ma noi vogliamo i dati.

Portiamoci in Trova e seleziona e scegliamo Sostituisci

Nel campo Trova scriviamo CR  mentre nel campo Sostituisci con mettiamo l’uguale =, clicchiamo su Sostituisci tutto et voilà il gioco è fatto, con pochi passaggi abbiamo riordinato i dati come volevamo, ora siamo liberi di copiarli, spostarli o modificarli secondo le nostre necessità.

Per oggi è tutto, come sempre vi ringrazio per il tempo che mi avete dedicato e spero che quanto visto possa tornarvi utile.

Nel video qui sotto trovate tutti i passaggi appena illustrati, buona visione.

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