Le tabelle PIVOT

Partiamo col dire cosa è una tabella pivot. Una tabella pivot è uno strumento che ci permette di raggruppare e visualizzare i dati in modo più chiaro e sintetico rispetto ad una classica tabella. I dati, o meglio i risultati nella tabella pivot possono essere riepilogati in base alle nostre esigenze e questo ci permette di creare un rapporto in maniera veloce e di ordinare i risultati in base a valori crescenti o viceversa

Prima di partire va fatta una premessa importante, i dati devono essere organizzati bene, ma cosa significa? Sostanzialmente dobbiamo rispettare queste tre semplici regole:

1) Ogni colonna deve avere la sua intestazione

2) Non ci devono essere colonne o righe vuote

3) Non ci devono essere totali o subtotali

Ma mettiamo al lavoro, per creare la tabella pivot sarà sufficiente andare su un qualsiasi dato della tabella e scegliere dal gruppo di comando INSERISCI – TABELLA PIVOT

Subito si aprirà un menù che ci chiederà di confermare se l’area che contiene i dati di partenza sia corretta e dove inserire la tabella Pivot, noi scegliamo Nuovo foglio di lavoro

Sulla destra comparirà un menu, denominato Campi tabella pivot, dove vengono elencate tutte le intestazioni delle colonne della tabella di origine e sotto ci sono 4 aree, Filtri, Colonne, Righe e Valori che serviranno per strutturare la tabella pivot.

Nell’area Filtri potremo mettere tutti quei campi che intendiamo filtrare, un po’ di pazienza, dopo vedremo un esempio pratico e sono certo che capirete al volo l’utilizzo.

L’area Riga conterrà i dati che vogliamo disporre per righe e ovviamente l’area Colonna conterrà i dati disposti in colonna

Per finire nell’area Valori ci saranno i dati da riepilogare nella tabella Pivot, tali dati saranno riepilogati in base a una funzione matematica, come somma conteggio media e altro

Poniamoci una domanda, cosa vogliamo che ci mostri la nostra tabella Pivot? Beh in prima battuta direi di iniziare vedendo quanto ha veduto ogni commerciale, per fare ciò basterà mettere la spunta sui campi che vogliamo inserire in tabella, nel caso specifico VENDITORE e VAL.ORDINE

Senza che ve ne siete accorti, Excel ha già creato per noi in modo totalmente automatico la nostra prima tabella Pivot! E’ stato difficile? Assolutamente no e pensate che siamo solo agli inizi, vedrete come andando avanti quante altre cose scopriremo.

Rapidamente vi faccio notare che il Totale complessivo corrisponde al totale indicato nella tabella di partenza dove sono contenuti tutti i dati, ma grazie alla tabella pivot possiamo vedere chiaramente la somma del valore dei vari ordini associata ad ogni commerciale.

Per cambiare nome alla tabella pivot ci portiamo in nome tabella pivot e digitiamo per esempio ORDINI 2020

Aggiungiamo ora i campi in filtri e colonne

Nell’area Filtri trasciniamo il campo REGIONE, vedete che nella cella B1 abbiamo un quadrato con un triangolino in mezzo? Questo significa che potremo aprire un menù a tendina dove filtrare i dati per regione, possiamo selezionare una singola regione, più regioni oppure tutte le regioni ed in base alla nostra scelta la tabella pivot si aggiornerà di conseguenza.

Nell’area colonne trasciniamo il campo DATA, Excel mi creerà anche un nuovo campo denominato Mesi

Come avete visto la nostra tabella Pivot si è popolata e in questo modo in riga avremo i nominativi dei commerciali ed in colonna la somma dei vari ordini diviso per mese oltre ad i vari totali per mese e per commerciale.

Per personalizzare il campo scelto, dovremo portarci in una delle 4 aree, cliccare col pulsante sinistro del mouse sul campo e scegliere: Impostazioni campo valore

Alla voce Riepiloga campo valore per, possiamo scegliere quale operazione matematica far compiere alla tabella Pivot, di default Excel sceglie la somma, ma nulla vieta di cambiare da somma a conteggio, così facendo non vedremo più l’entità dell’ordine, ma quanti ordini hanno preso i vari commerciali.

Possiamo personalizzare il nome del campo, quindi cambiamolo semplicemente in ORDINE

Volendo possiamo cambiare il formato dei numeri visualizzati, nel nostro caso trattandosi di ordini metterei il formato valuta.

Una volta che si crea una tabella Pivot, comparirà un nuovo gruppo comandi denominato Strumenti tabella pivot, composto dai sottogruppi Analizza e Progettazione

In Analizza possiamo cambiare i dati di origine.

Oppure aggiornare la tabella pivot, nel caso in cui cambiassero i valori dei dati d’origine.

Ricordate infatti che la tabella pivot non si aggiorna automaticamente, facciamo un esempio, portandoci nel foglio Excel Espresso cambiamo il valore nella cella E34 da 140 a 10000, ovviamente il totale cambierà, ma quando ci portiamo nella tabella pivot i valori sono rimasti come prima, basterà andare su Aggiorna per aggiornare i dati.

Sempre in Analizza possiamo inserire gli SLICER, ma cosa sono? In sostanza sono dei filtri che possiamo staccare dalla tabella, cliccando su Inserisci filtro dati ritroviamo la lista dei campi, scegliamo il campo VENDITORE.

Lo stesso concetto lo possiamo applicare alle date scegliendo Inserisci sequenza temporale

Il sottogruppo Progettazione, ci permette di cambiare l’aspetto della tabella pivot.

Al passaggio del mouse vedremo l’anteprima dei vari stili, Scelgo il tema blu scuro e metto la spunta su righe alternate evidenziate

Diciamo che con quello che avete visto fino ad ora vi da l’opportunità di creare una tabella pivot in completa autonomia, mi sono tenuto una sorpresa prima di finire. Sapete che possiamo creare un grafico dinamico partendo da una tabella pivot?

Torniamo nel sottomenù Analizza e portiamoci in Grafico pivot e scegliamo colonne 3D raggruppate, diamo ok, ed ecco creato il grafico.

Il bello sta nel fatto, come ho detto prima, che si tratta di un grafico dinamico, ciò significa che qualsiasi cambiamento andremo a fare sulla visualizzazione della tabella pivot si rispecchierà sul grafico, ma non solo il grafico riporterà i campi su cui potremo applicare direttamente i filtri.

Nel video qui sotto trovate tutti i passaggi appena illustrati, buona visione.