La funzione SUBTOTALE

Quando lavoriamo con una tabella, non sempre vogliamo visualizzare tutte le informazioni, quindi nascondere alcune righe oppure filtrare determinati valori ne semplifica la struttura, mostrando solo i dati essenziali.

I valori nascosti non spariscono, rimangono parte integrante del foglio di lavoro, quindi usando la funzione SOMMA per determinare il totale di un elenco, il suo valore non cambierà a prescindere che i dati siano visibili o meno.

In alcune situazioni può diventare vantaggioso visualizzare determinati dati oppure i totali in base a ciò che al momento è visibile, ed ecco che la funzione SUBTOTALE può essere impostata in modo tale che le celle nascoste o filtrate non vengano incluse nel calcolo.

La funzione SUBTOTALE prevede 2 argomenti obbligatori:

l’argomento Num_funzione è un numero che va da 1 a 11 oppure da 101 a 111 e racchiude undici diverse funzioni.

Qui vedete l’elenco delle 11 funzioni che possiamo utilizzare, nel caso in cui scegliamo i valori che vanno da 1 a 11 il calcolo terrà conto delle righe nascoste, viceversa scegliendo i valori che vanno dal 101 al 111 le righe nascoste saranno ignorate.

Il secondo argomento:

Rif1 è il primo intervallo del quale si desidera calcolare il subtotale.

Ci sono poi altri argomenti facoltativi che vanno da Rif2 a Rif254 che rappresentano altri intervalli dei quali si desidera calcolare il subtotale.

Ma mettiamoci all’opera, per semplicità paragoneremo la funzione SUBTOTALE alla funzione SOMMA, ovviamente ciò che vedremo oggi è valido per tutte le 11 funzioni fruibili.

Volendo calcolare il totale del fatturato per i valori presenti in tabella ci portiamoci nella cella G3 e scriviamo:

=SOMMA(D:D)

Facciamo ora la stessa operazione con la funzione SUBTOTALE, quindi nella cella G1 scriviamo:

=SUBTOTALE(9;D:D)

Mentre nella cella G2 usiamo sempre la funzione SUBTOTALE, ma cambiando il numero del primo argomento.

=SUBTOTALE(109;D:D)

La prima cosa che balza all’occhio, come è giusto che sia, è che i 3 risultati sono identici.

Ma ora, per esempio, proviamo a nascondere le righe 8 e 9, portiamoci nell’intestazione righe, selezioniamo le righe 8 e 9 e quindi pulsante destro del mouse e Nascondi

La funzione SUBTOTALE in cui avevamo usato come primo argomento il numero 109 ci mostra la somma di ciò che vediamo a video, mentre le funzioni SOMMA e SUBTOTALE con argomento 9 presentano il medesimo valore.

Adesso adiamo a filtrare i dati presenti in tabella, supponiamo di voler visualizzare solo i fatturati generati dalla regione Calabria.

Quindi dall’intestazione REGIONE mettiamo la spunta su Calabria e diamo OK.

In questo caso entrambi le funzioni SUBTOTALE ci mostrano lo stesso risultato che si riferisce alla somma delle 4 righe visualizzate a video.

Giusto per farvi capire la versatilità di questa funzione è come se avessimo usato la funzione SOMMA.SE, scriviamola nella cella H1:

=SOMMA.SE(B:B;”Calabria”;D:D)

Il risultato è il medesimo.

Come detto all’inizio, ci siamo concentrati sull’uso della funzione SOMMA, ma quanto visto lo possiamo applicare per trovare il valore massimo, minimo, la media e molto altro, insomma una funzione che ne racchiude tante altre e che si può adattare dinamicamente ai valori che vogliamo filtrare o visualizzare.

Nel video qui sotto trovate tutti i passaggi appena illustrati, buona visione.

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